Klantverhaal | SIVON

Organisatie: SIVON (Coöperatie Samen Innoveren/Inkopen/ICT voor Onderwijs Nederland), Zoetermeer

Branche: ICT in het onderwijs

Gebruik AFAS: Financieel, ordermanagement en abonnementen

Project: Implementatie AFAS Profit ERP

Aan het woord: Norman Huisman,  Coördinator Bedrijfsvoering & Control / Controller

SIVON zorgt ervoor dat leerlingen, leraren en overig onderwijspersoneel onder gunstige voorwaarden kunnen beschikken over adequate ict-voorzieningen voor onderwijs en talentontwikkeling, in nationale en internationale samenwerking. SIVON ontwikkelt, innoveert en exploiteert samen met schoolbesturen een stabiele ict-infrastructuur en organiseert vraagbundeling, samenwerking en kennisuitwisseling voor de aangesloten schoolbesturen. Doordat kennis en expertise beter worden georganiseerd, tijd en geld beschikbaar komt bij scholen en de markt beter wordt bevraagd, ontstaat er ruimte voor innovatie. De toegevoegde waarde voor leden staat daarbij centraal.

De vraagstelling

Begin 2019 waren wij voor SIVON op zoek naar een software pakket dat ons kon faciliteren. We hoorden over AFAS Profit vooral dat het een totaal concept in één systeem was en dat was precies wat we zochten. Nu wilden we vooral weten of datgene dat we wilden, ook daadwerkelijk in AFAS kon. Hiervoor namen wij contact op met Provisup.

Mariska en Berend hielpen ons in eerste instantie in het keuzeproces en boden ondersteuning bij de gesprekken met AFAS zelf. Toen de keuze was gemaakt, zijn we meteen van start gegaan. Met de consultants van Provisup, want met hen was inmiddels al een aardige band opgebouwd. Wat ons vooral aansprak was de pragmatische en proactieve aanpak. Wij kunnen wel iets willen, als blijkt dat het op een andere manier beter kan, dan luisteren we daar graag naar.  

De oplossing

Als startende organisatie zijn wij van niets naar een volledig geautomatiseerde financiële administratie, contract management en digitale ondertekening gegaan. Dit heeft ons veel gebracht. Met name het proces van digitaal ondertekenen brengt ons veel winst op het gebied van efficiënt werken. Binnen onze organisatie hebben we te maken met honderden contracten. Voorheen werden deze geprint, per post verstuurd, getekend, retour gestuurd, nogmaals getekend en weer teruggestuurd. Dit was een arbeidsintensief proces en we hadden weinig zicht op waar contracten zich bevonden. Nu zien we in AFAS de status van een contract en kunnen daarop actie ondernemen.

Een voorbeeld om dit weer te geven: Aan het begin van de coronacrisis kwamen leerlingen massaal thuis te zitten. Niet iedere leerling had toegang tot de digitale leeromgeving, omdat er simpelweg geen computer voor handen was. Wij hebben veel laptops aan scholen beschikbaar gesteld, welke zij konden onderverdelen aan leerlingen die dat nodig hadden. Hiervoor moesten we natuurlijk bruikleen overeenkomsten opstellen. Bijna 90% van al deze overeenkomsten zijn via de digitale weg retour gekomen. Je kan je voorstellen wat ons dit qua tijdswinst heeft opgeleverd.

Het resultaat

Samen met de consultants van Provisup, Berend als projectmanager en Steven in de uitvoering, zijn we op basis van de Agile werkmethodiek aan de slag gegaan. Wij hebben een plaatje in ons hoofd, Berend en Steven geven dit handen en voeten, zonder daarbij de realiteit te verliezen en eerlijk te zijn: Dit kan niet, maar dat kan wel. Daarover gesproken, AFAS is echt geen makkelijk pakket. Hoe Provisup alle wegen binnen het pakket weet te bewandelen vind ik erg knap.

Terug naar wat het ons heeft gebracht. Natuurlijk moeten medewerkers wennen aan een nieuw pakket en soms levert dit weerstand op. Bijvoorbeeld doordat er in de autorisatie iets veranderd en men niet de documenten ziet die nodig zijn. Echter, als we dan uitleggen wat AFAS ons al heeft gebracht en hoeveel tijds- (en dus ook geld) winst dit heeft opgeleverd, dan is het gros van ons team vooral heel blij!

Tot slot een tip voor nieuwe AFAS gebruikers; ga samenwerken met een partner op wie je kan bouwen, maar ga vooral zelf ook de AFAS cursussen volgen. Het is veel sneller werken als je ook zelf kennis hebt hoe het systeem in elkaar zit en wat het kan. Hier hebben wij in ieder geval veel profijt van gehad!

Heb je een vraag of wil je graag eens kennismaken, neem dan vrijblijvend contact op.

Bel: 085 - 800 6969 of mail naar info@provisup.nl.